１．对会议场地进行审核，对所用供应商认真考核，２．对会议所需场地，餐饮等费用价格的确定．
３．确定会议登记接待，住房接待，餐饮接待，及现场接待的程序．４．对会议主要客户，及VIP客人的特殊安排．
５．针对此次会议制定会议工作表；会议标语及口号确定会议形象；印刷品的品种和数量；灯光音响视频及装饰方案．６．与客户沟通确定人员名单．７．成立项目小组布置会议场地．８．为会议安排礼仪小姐及接待工作．９．保证会议进行时设备能完善且及时的配合 １０．灯光视频音频都由专人负责．
１１．会议召开之前公司内部进行预演，听取客户意见后进行修改完善．１２．接待设备和物资方面的准备工作．１３．专人负责现场协调服务，处理临时情况．１４．应客户要求适当安排娱乐活动烘托会场气氛．
１５．安排查询，预定，更换务的服务并推荐当地名胜以供少数客人会后游览．１６．会后帮助客户收集来宾反馈表，来宾名片，收取签到簿，发放礼品．１７．总结会议过程，编写会议报告，反馈给客户．询问客户对此次会议的感受．
展装是展览会参展企业通过展位的设计来突出企业形象和产品，是集声、光、电、特殊材料展饰组合和设计的一种特种装饰，它又包含了力学、建筑学等知识和艺术。现代的、国际性的展装要体现出企业及产品文化及广告累计效应，更要注意张扬企业及产品的个性，并且在张扬个性的同时为企业或产品注入前瞻性的科技意识和文化感觉，因此，好的展装大大提升了企业或产品的现代内涵和文化底蕴。
于是现在有这样一种趋势，即大企业开始撤销内部的展览会负责部门，而把展览会整个设计组织委托给展览会服务公司或者类似的广告公司，从展台设计到各种配套活动的举办，均由后者负责计划、组织和实施。这一方面提高了展览会建设的化程度，另一方面也给了企业讨价的可能性。所以有关广告服务公司在价格和时间方面的压力往往是很大的，但可能也如此，才能有效促进展览行业化的进程,使其更加适应市场竞争的要求。
一个展台的设计效果如何，关键是看能否吸引观众特别是观众的目光。优的展厅设计应具有很强的视觉吸引力，只有这样观众才会对该展台产生兴趣，并直接加深观众对参展企业的识别度和记忆度。其结果是，他们会对该展台产生一种亲和力，自然而然地进入展台参观、咨询、贸易。在这一过程中无论终是否达成协议、产生经济效益，参展商都已实现或者部分实现了参展目的--有效的信息传递。
一般展会物料清单：
1.前台接待区：接待台、绿植花卉、饮水机、AV数码设备、背景墙、入门企业展牌、易拉宝、活动宣传册资料架、模特、迎宾接待员等。
2．洽谈区：普通洽谈座椅、精品洽谈沙发茶几、饮水机、活动资料架、投影仪设备等。 3.展品区：展台、模特、绿植花卉、易拉宝、展牌、企业POP宣传画或文字等
4精品展区：精品展台、护栏、模特以及警卫、绿植花卉、展牌、企业宣传资料架、数码展示等。
5.储存间